L’organisation d’un spectacle demande beaucoup de préparatifs. Il implique, entre autres, la définition d’un processus d’action solide qu’il faudra respecter scrupuleusement. Ce qui permettra de réussir son événement et de garder le contrôle sur les imprévus pouvant survenir à n’importe quel moment. Découvrez en détail les principales étapes à suivre pour bien organiser un spectacle.
Établir les bases de votre projet
Cette première étape vous permet, d’abord, de définir vos objectifs. Une phase est très importante, car toutes les actions que vous mènerez devront être centrées sur l’atteinte de ces objectifs. Ensuite, elle vous sert à déterminer votre public cible et à analyser le profil de ce dernier. Vous devez savoir que toutes les autres étapes de l’organisation dépendent de la qualité du public.
Aussi, il est important que vous prévoyiez le nombre de personnes que vous aurez la possibilité d’accueillir au cours du spectacle. En cas de difficultés, faites appel à des professionnels pour obtenir des conseils et une aide appropriée. Sachez d’ailleurs que le producteur de spectacle Orchidée Productions organise des spectacles de magie et d’hypnose uniques pour les enfants dans la région Nord-Pas-de-Calais.
Déterminer le lieu
Dans une salle ou en plein air, un spectacle n’aura jamais la même organisation. Il faut alors très bien choisir, car chaque lieu possède des avantages et des inconvénients. Par exemple, à l’intérieur, tout le monde est protégé des intempéries, mais le caractère restreint de l’espace ne permettra pas de bien s’amuser.
Par contre, à l’extérieur, il faudra considérer la météo et prévoir des installations pour la protection des participants. Toutefois, l’espace disponible est assez grand pour que chacun se défoule correctement. De ce fait, au moment de choisir, prenez en compte le nombre et le type de participants à satisfaire.
Choisir les intervenants du spectacle
Les intervenants du spectacle sont principalement les artistes ou groupes et l’imprésario. Ces derniers sont les grands acteurs du spectacle. Ils ont pour rôle d’offrir aux participants une expérience inoubliable. Les intervenants sont donc ceux qui déterminent la qualité de l’événement. Ainsi, vous devez choisir entre recourir à des bénévoles ou à des artistes rémunérés.
Des artistes bénévoles assureront un spectacle amateur. Par contre, les rémunérés vous offriront un événement professionnel. Cependant, le recours aux artistes professionnels nécessite la rédaction et la conclusion d’un contrat de travail. De plus, il faudra mener certaines démarches obligatoires auprès du GUSO (Guichet Unique du Spectacle Occasionnel) pour embaucher ces derniers.
Fixer le budget d’organisation
Que ce soit le recrutement d’intermittent, le cachet des artistes et le paiement des droits et taxes, tout doit y être inscrit. Mais, afin de mieux gérer les imprévus, il est conseillé de prévoir une marge. Cette dernière va de 10 à 15 % du budget total lié au spectacle.
Réaliser les formalités administratives
Avant un spectacle, les organisateurs doivent suivre plusieurs démarches administratives. En premier, ils doivent effectuer une déclaration de spectacles occasionnels auprès de la Direction régionale des affaires culturelles (DRAC) un mois avant l’événement.
Cela est indispensable pour les associations qui ne disposent d’aucune licence d’entrepreneur du spectacle. Il faut aussi demander une autorisation à la municipalité et obligatoirement souscrire à une assurance. Cette dernière obligation sert à couvrir les personnes, les biens et les locaux contre les dommages qui peuvent arriver avant, pendant ou après le spectacle.
